Das Handelsregister speichert alle wichtigen Informationen über Unternehmen. Es ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem Unternehmen mit Daten wie beispielsweise Firmensitz, Unternehmensgegenstand, deren Niederlassungen und der Rechtsform eingetragen sind. Auch Bilanzen, Geschäftsabschlüsse und Jahresberichte sind dort einsehbar. Für einige Unternehmen ist der Eintrag verpflichtend, andere können sich hingegen freiwillig eintragen lassen. Wer sich über ein Unternehmen informieren will, kann beim Registergericht in das Handelsregister einsehen oder einen kostenpflichtigen Handelsregisterauszug anfordern. Dadurch hat jeder die Möglichkeit sich über potenzielle Geschäftspartner zu informieren. Diese Möglichkeit nutzen Unternehmen häufig, bevor sie einen größeren Vertrag mit einem anderen Unternehmen abschließen oder anderweitig Geschäftsbeziehungen eingehen wollen. Das Handelsregister erfüllt vier wichtige Grundfunktionen. Dazu gehören die Publikationsfunktion, die Beweisfunktion, die Publizitätsfunktion und die Kontrollfunktion.
Die Gliederung des Handelsregisters
Das Handelsregister gliedert sich in zwei Abteilungen. In der Abteilung A werden Einzelkaufleute, Kommanditgesellschaften (KGs), Offene Handelsgesellschaften (OHGs) und kaufmännische Eigenbetriebe eingetragen. In der Abteilung B werden Kapitalgesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Aktiengesellschaften und Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG) eingetragen. Dabei werden unter anderem Dinge wie die Rechtsform des Unternehmens, der Firmensitz, Inhaber & Gesellschafter, Insolvenzen, das Stammkapital und viele weitere Kennzahlen eines Unternehmens eingetragen und regelmäßig aktualisiert. Dafür muss jedes eintragungspflichtige Unternehmen einmal jährlich aktuelle Kennzahlen an das Handelsregister liefern. In der Regel kümmert sich um die Vorbereitung der Daten der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die Eintragung veranlasst dann ein Notar.
Wer sich eintragen muss und warum es nötig ist
Grundsätzlich muss sich jedes Unternehmen im Handelsregister eintragen, mit Ausnahme von Kleingewerben, Freiberuflern, und Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Doch auch Kleingewerbe und GbRs können sich freiwillig eintragen lassen, um zum Beispiel ihr wirtschaftliches Ansehen zu stärken und somit in der Öffentlichkeit als Unternehmen wahrgenommen zu werden. Für alle anderen ist die Eintragung jedoch Pflicht, weil durch die Erfassung der Firmendaten ein sicherer und transparenter Rechtsverkehr gewährleistet ist. Jeder der eine Geschäftsbeziehung mit einem anderen Unternehmen eingehen will, kann bereits vorher wichtige Daten einsehen und einen Handelsregisterauszug anfordern. Fallen hierbei ungewöhnliche Kennzahlen auf, könnte man von der Geschäftsbeziehung wieder Abstand nehmen.
Vor- und Nachteile der freiwilligen Eintragung
Wie bereits erwähnt, können sich nicht eintragungspflichtige Unternehmen dennoch freiwillig eintragen lassen. Das zieht Vor- aber auch Nachteile mit sich. Vorteilhaft ist zum Beispiel, dass das Ansehen bei Geschäftspartnern steigt. Ebenfalls vorteilhaft ist, dass durch die Eintragung der Firmenname geschützt ist, denn neue Gründungen und Eintragungen müssen sich dann deutlich von den Firmen unterscheiden, die bereits eingetragen sind. Nachteilhaft hingegen ist, dass man als Unternehmen durchaus sensible Daten veröffentlicht, eine doppelte Buchführung und zur Bilanzierung verpflichtet ist und nicht zuletzt kommen die Kosten hinzu, denn jeder Eintrag und jede Veröffentlichung im Handelsregister kostet Geld.
Kriterien der Handelsregisternummer
Jedes Unternehmen, welches im Handelsregister eingetragen wird, bekommt eine Handelsregisternummer. Diese beginnt immer mit HRA oder HRB. Wie bereits erwähnt benötigt aber nicht jedes Unternehmen eine Handelsregisternummer. Diese ist erst notwendig, wenn eine Führung nach kaufmännischen Regeln gegeben ist oder eine entsprechende Rechtsform gewählt wird. Laut Handelsgesetzbuch liegt eine kaufmännische Führung vor, wenn ein Jahresumsatz von 600.000 Euro und mehr oder ein Jahresüberschuss von 60.000 Euro und darüber erzielt wird. Details dazu können unter § 241a HGB und unter § 141 Abs. 1 AO nachgelesen werden.
So bekommt man einen Handelsregisterauszug
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um einen Einblick in das Handelsregister zu bekommen. Die erste Möglichkeit ist der Besuch direkt beim Registergericht. Dort kann man direkt in das Handelsregister einsehen. Die reine Einsicht kostet nichts. Möchte man hingegen einen Ausdruck haben, so ist dieser kostenpflichtig. Der einfache Auszug kostet dann 10 Euro. Ein beglaubigter Auszug das doppelte, also 20 Euro. Wesentlich einfacher geht das über das Internet. Auch hier ist eine Beantragung eines Auszuges möglich. In der Regel bekommt man diesen auch schon wenige Minuten später per E-Mail gesendet. Zu beachten ist, dass es zwei unterschiedliche Auszüge gibt. Den chronologischen Handelsregisterauszug und den historischen Handelsregisterauszug. Der chronologische Handelsregisterauszug ist in Tabellenform aufgebaut und verschafft einen umfassenden Überblick über das Unternehmen. Alle Daten sind übersichtlich und in zeitlicher Abfolge aufgeführt. Der historische Handelsregisterauszug umfasst alle Informationen zum gewünschten Unternehmen, beginnend mit seiner Gründung. Auch eingescannte Originaldokumente liegen zum Download vor. Weitere Details dazu kann man auch auf Uni-24.de nachlesen.
Eintragung, Änderung oder Löschung im Handelsregister
Jeder Eintrag in das Handelsregister muss notariell beglaubigt werden. In der Regel ist es üblich, dass sich der Notar auch um die komplette Abwicklung kümmert. Für die Beglaubigung fallen zirka 25 Euro an. Für den Entwurf des Schreibens sind etwa 60 Euro fällig. Die Kosten für die Eintragung richten sich nach der Unternehmensgröße und der gewählten Rechtsform. Als eingetragener Kaufman muss man mit zirka 200 – 300 Euro rechnen. Bei einer GmbH sind es zirka 600 – 800 Euro.
Wenn sich Änderungen im Unternehmen ergeben, führt der Weg erneut zum Notar, denn Änderungen und Eintragungen dürfen ausschließlich über einen Notar erfolgen. Diese leitet die Änderungen an das Handelsregister weiter, welche dann im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Änderungen im Handelsregister muss ein Unternehmen immer dann vornehmen, wenn sich zum Beispiel der Firmenstandort, die Rechtsform oder die Vertretungsberechtigten ändern. Auch eine Insolvenz muss dem Registergericht mitgeteilt werden.
Auch beim Löschen des Eintrages im Handelsregister muss ein Notar hinzugezogen werden. Eine Löschung erfolgt in der Regel dann, wenn das Geschäft aufgegeben wird, der Kaufmann zum Freiberufler wird oder das Handelsgewerbe fortan als nicht kaufmännischer Gewerbebetrieb weitergeführt wird. Eine Löschung kann aber auch von Amtswegen vorgenommen werden. Dies passiert zum Beispiel, wenn das Unternehmen insolvent ist und kein Vermögen mehr besitzt. Zusätzlich zum Handelsregister muss das Unternehmen aber auch beim Gewerbe- und Ordnungsamt abgemeldet werden.
Zusammenfassung
Jeder Interessierte kann in das Handelsregister einsehen und einen Handelsregisterauszug anfordern. Für einige Unternehmen ist die Eintragung verpflichtend, für andere wiederum nicht. Bei Verstoß kann eine Geldbuße verhängt werden. Kleingewerbetreibende oder Freiberufler benötigen keinen Eintrag ins Handelsregister. Ein freiwilliger Eintrag ist für diese Unternehmen aber dennoch möglich und verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil, Transparenz, Professionalität und Rechtssicherheit. Jedes eingetragene Unternehmen unterliegt der doppelten Buchführung und ist zur Bilanzierung verpflichtet. Jegliche Eintragungen, Änderungen oder Löschungen müssen über einen Notar oder von Amtswegen erfolgen.
