Datenschutzgerechte Aktenvernichtung: Ein Überblick

Datenschutz

Datenschutz ist eines der Themen, das unsere Gesellschaft momentan aufgrund der Digitalisierung am meisten bewegt. Hierbei wird häufig vergessen, dass Datenschutz schon immer wichtig war und von der Papierform nicht auszuschließen ist. Das betrifft in erster Linie Akten, die ordnungsgemäß vernichtet werden müssen.

Warum kann die Akte nicht in den Müll?

Die Antwort auf diese Frage hängt mit der Gesetzeslage zusammen, denn die Aktenvernichtung ist vom Staat gesetzlich geregelt. Hier reicht die Begrifflichkeit “Aktenvernichtung” eigentlich schon aus, um zu beantworten, warum die Akte nicht einfach weggeschmissen werden darf.

Akten oder andere Dokumente enthalten immer persönliche oder sensible Daten, die geschützt werden müssen. Das nennt sich Datenschutz, welcher nicht nur bei dem Aufbewahren der Daten sichergestellt sein muss, sondern auch nachdem diese Daten nicht mehr gebraucht werden. Eine Aktenvernichtung sorgt hier dafür, dass nach dieser keiner mehr die Daten und Akten einsehen kann. Was vernichtet werden muss und vor allem in welchem Ausmaß, wird zusätzlich von den verabschiedeten Gesetzen geregelt.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Das Ausmaß der Vernichtung wird nämlich in Sicherheitsstufen und Schutzklassen unterteilt. Die Sicherheitsstufen geben hier genau vor, wie klein die geschredderten Überbleibsel der Akte sein dürfen. Diese Anforderungen reichen von einem Breitenmaß der Papierstreifen bis zu der Mindestanzahl der Partikel, die aus einem Blatt Papier hervorgehen müssen. Desto höher die Sicherheitsstufe, desto mehr Partikel müssen bei der Vernichtung entstehen, damit die erneute Zusammensetzung erschwert wird. Von diesen Sicherheitsstufen gibt es sieben und diese sind sehr spezifisch beschrieben.

Hier lohnt sich für einen Überblick eher einen Blick auf die Schutzklassen zu werfen, da es von denen nur drei gibt, die die sieben Sicherheitsstufen einschließen. Die Grenzen verschwimmen hier, weshalb eine spezifische Betrachtung der zu vernichtenden Akten unbedingt notwendig ist.

Schutzklasse 1 schließt die Sicherheitsstufen 1 bis 3 ein, Schutzklasse 2 die Sicherheitsstufen 3 bis 5 und die Schutzklasse 3 kann die Sicherheitsstufen 4 bis 7 umfassen.

Die Schutzklasse 1 schließt Informationen ein, die bei einem Datenklau kaum bis keinen Schaden auslösen würden.

Die Schutzklasse 2 hingegen verlangt eine erhöhte Sicherheit, da hier besonders persönliche Daten betroffen sind.

Die Schutzklasse 3 reicht abschließend von Patientenakten bis hin zu militärischen Hochsicherheitsdokumenten. Also bis hin zu Dokumenten, deren Veröffentlichung einen immensen Schaden auslösen würden.

Um zu erklären, warum die Grenzen so verschwimmen, hilft ein Blick auf Sicherheitsstufe 5. Unter diese fallen beispielsweise auch Konstruktionspläne, jedoch stellt sich hier die Frage, ob die Pläne eines Hotels genauso schützenswert sind wie du eines Gefängnisses oder die einer Bank. Eine Frage, die sich jeder selber beantworten kann.

Dienstleister oder Selbstentsorgung?

Wie man diese Akten nun entsorgt, ist jedem selbst überlassen, solange die Regeln berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist der Schritt zum Beauftragen eines Dienstleisters häufig der Sinnvollste.

Dienstleister können die Akten nämlich garantiert nach den gesetzlichen Bestimmungen entsorgen, was vor allem für Anwälte, Ärzte und alle weiteren Berufsgruppen wichtig ist, die mit besonders sensiblen Daten umzugehen haben. Ein Dienstleister ist hier zudem billiger, da man sich den Aktenvernichter lediglich mietet und nicht kaufen muss. Das gilt sowohl für regelmäßige Entsorgungen wie sie ein Anwalt benötigt, aber auch für einmalige Vernichtungen, wie sie bei einer Büroräumung entstehen.

Der Kauf eines Aktenvernichters ist hier oft kostspieliger, weil die Vernichtung noch nicht die teure und aufwendige Entsorgung miteinschließt. Das gilt sowohl für die hohen als auch für die kleineren Sicherheitsstufen.