Die kreative Freiheit als Freelancer ist groß, genauso groß ist jedoch die nötige Eigenverantwortung. Denn ob als Texter, Webdesigner oder SEO-Berater, Selbstständige kümmern sich um Kunden und Projekte und müssen gleichzeitig ihre Finanzen im Griff behalten.
Was vielen dabei schwerfällt, ist die Etablierung einer geeigneten Struktur. Unregelmäßige Einnahmen, unklare Ausgaben und fehlende Rücklagen führen allerdings schnell zu Stress, besonders, wenn Steuerzahlungen oder größere Anschaffungen anstehen. Der Bedarf an smarten Lösungen wächst also. Bereits 49 Prozent der Klein- und Kleinstunternehmer setzen auf digitale Tools zur Finanzverwaltung, Tendenz steigend.
Klare Sicht auf Einnahmen, Ausgaben und Cashflow
Die Grundlage jeder Finanzorganisation ist Transparenz. Wenn Unternehmer ihre finanzielle Situation nämlich nur einmal im Quartal anschauen, laufen sie Gefahr, Fehlentwicklungen zu spät zu bemerken.
Sinnvoll ist es daher, mindestens wöchentlich einen Blick darauf zu werfen, welche Rechnungen noch offen sind und welche Zahlungseingänge anstehen. So haben Unternehmer ein gutes Bild davon, wie viel Geld ihnen tatsächlich zur Verfügung steht.
Außerdem ist regelmäßig zu klären, was zuletzt abgebucht wurde und wie hoch der Kontostand aktuell ist. Viele Freelancer nutzen Tabellen oder Apps wie Kontist, Quonto oder MoneyMoney, um ihre Einnahmen, aber auch Ausgaben, wie zum Beispiel Kreditkosten, automatisiert zu tracken. Maßgeblich ist dabei, den Cashflow, also den Netto-Zahlungsstrom, im Blick zu behalten. Denn auch wenn das Auftragsbuch voll ist, kommt es durch Zahlungsziele von 30 und mehr Tagen mitunter zu Engpässen.
Ein eigenes Konto für den Job
Wenn Unternehmer geschäftliche und private Finanzen mischen, verlieren sie schnell den Überblick. Darum sollte spätestens bei der ersten Rechnung ein separates Konto vorliegen, das ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird.
Durch dieses Vorgehen sind die Zahlungsströme klar getrennt, Steuerberechnungen werden einfacher, und der Monatsabschluss dauert weniger als Stunde. Viele Freelancer entscheiden sich bewusst für ein digitales Konto mit Buchhaltungsfunktion. Sie erleichtern sich mit einem Geschäftskonto, das automatisch Belege erfasst und kategorisiert, viele Aufgaben und sparen wertvolle Zeit. Außerdem sinkt das Risiko, private Ausgaben versehentlich abzusetzen, was bei einer Steuerprüfung rasch unangenehm endet.
Rücklagen bilden, auch wenn es gerade gut läuft
Unregelmäßige Einnahmen gehören zum Alltag in der Selbstständigkeit. Umso wichtiger sind Rücklagen. Eine einfache Faustregel lautet, dass rund 30 bis 40 Prozent der Einnahmen zurückgelegt werden sollten. So lassen sich die Einkommenssteuer und gegebenenfalls die Gewerbesteuer meistern, Krankenversicherungsbeiträge bezahlen (insbesondere bei einer freiwilligen Mitgliedschaft) und unerwartete Ausgaben wie Reparaturen, ein Software-Update oder eine neue Hardware stemmen.
Es lohnt sich dabei, jeden Zahlungseingang sofort aufzuteilen. Ein gutes Verhältnis sind 60 Prozent als verfügbarer Anteil, 20 Prozent für Steuern und 20 Prozent Rücklage, um nicht in Bedrängnis zu kommen. Sparkonten mit Tagesgeldzinsen (z. B. bei Direktbanken) helfen zudem beim Ertrag.
Digitale Tools, die wirklich helfen
Die Auswahl an digitalen Finanzhelfern ist groß, aber nicht jeder benötigt gleich ein komplexes ERP-System. Für Soloselbstständige lohnen sich besonders Tools, die folgende Funktionen bündeln.
- Automatische Rechnungsstellung und Buchung
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (zum Beispiel per ELSTER-Schnittstelle)
- Bankanbindung für automatische Transaktionskategorisierung
- Cloudzugriff für ortsunabhängige Verwaltung
Beliebte Tools sind beispielsweise Haufe X360, FastBill oder Kontist. Ausschlaggebend ist neben dem Funktionsumfang die Frage, ob das Tool zur eigenen Arbeitsweise passt, denn wer beispielsweise viele internationale Kunden hat, sollte auf Funktionen wie Fremdwährungen oder IBAN-Zusatzkonten achten.
Kleine Maßnahmen, große Wirkung
Ein gutes Finanzmanagement ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick erscheint. Einmal eingeführt, reichen oft wenige Minuten pro Woche, um Übersicht und Ordnung zu erhalten. Freelancer, die ihre Einnahmen systematisch erfassen, Rücklagen automatisieren und mit einem klar strukturierten Konto arbeiten, haben messbar mehr Kontrolle und geringere Ausfallzeiten durch Stress oder finanzielle Unsicherheiten. Essenziell dafür ist jedoch eine konsequente Umsetzung. Durch regelmäßiges Prüfen, Trennen und Planen verschaffen sich Freelancer schließlich finanzielle Stabilität, selbst bei schwankendem Umsatz.
