Technisch ist es längst möglich, eine Rechnungstellung nicht nur digital zu erfassen, sondern diese auch digital zu versenden. Neue Möglichkeiten sehen hierzu ein entsprechendes Netzwerk vor, in dem der Rechnungsversand elektronisch erfolgt, allerdings keine PDF-Formate verwendet werden. Das bekannteste Netzwerk ist PEPPOL. Die Abkürzung bedeutet Pan-European Public Procurement OnLine und wird häufig genutzt. Insgesamt startete PEPPOL im Jahre 2008 und ist mittlerweile etabliert, wenn Rechnungen an Behörden und Unternehmen versendet werden sollen.
Wie kann PEPPOL genutzt werden?
Wer dem Netzwerk angeschlossen ist, kann hierüber unterschiedliche Dokumente austauschen. Hierzu gehören auch Rechnungen im UBL-Format. So können über das PEPPOL Netzwerk elektronische Rechnungen an Behörden oder Unternehmen in Europa verschickt werden. Hintergrund ist, dass neue Lieferanten von Regierungen ihre Rechnungen seit 2017 ausschließlich elektronisch verschicken sollen. Viele Unternehmen in der Geschäftswelt nutzen diese Möglichkeit auch für ihre eigenen Lieferanten. Dem System wird mehr Sicherheit bescheinigt, wenn ein Vergleich mit dem Postversand gezogen wird. Alle elektronischen Rechnungen werden abgesichert über das System verschickt.
Der Rechnungsversand erfolgt über eine sogenannte PEPPOL-ID. Diese ID ist erforderlich, wenn das System genutzt werden soll. Sie dient einer automatischen Identifizierung, die Irrtümer und Missverständnisse ausschließt. Über die ID ist genau erkennbar, wer Absender und wer Empfänger der UBL-Rechnung ist. Hierdurch ist es nicht möglich, invalide Rechnungen auf den Weg zu bringen.
Seit April 2019 müssen alle Lieferanten ihre Rechnungen an deutsche Behörden ebenfalls über das System versenden. PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Dies gilt auch für Rechnungen, die per Post verschickt werden. Die elektronische Rechnung ist nunmehr eine digitale UBL-Datei. Geschickt wird die Rechnung von der einen Buchhaltungsabteilung des Absenders an die andere Buchhaltung des Empfängers.
Welche Möglichkeiten gibt es außer PEPPOL?
Das PEPPOL System ist für den Dokumentenaustausch für die gesamte EU vorgesehen. In Skandinavien gibt es noch eine andere Möglichkeit. Hier wurde das E-Invoicing System eingeführt. Es ist ebenfalls ein System, mit dem auf elektronischem Weg ein Austausch von Geschäftsdaten möglich ist. Seit den 90er Jahren wird E-Invoicing in Skandinavien eingesetzt. Das System ist seither sehr beliebt, weil es Kosten für den Postversand minimiert, absolut sicher und auch überaus schnell und damit effizient ist. Die E-Invoicing-Rate liegt in Skandinavien bei über 40 Prozent.
Für den Erfolg des skandinavischen Systems wurden insbesondere nationale Register und auch standardisierte Formate genutzt, damit ein Austausch von elektronischen Rechnungen oder Dokumenten von Lieferanten an Behörden möglich werden konnte. Genutzt wird das System in ganz Skandinavien. Auch eine Grenzüberschreitung konnte in der IT überwunden werden. Hierzu wurden die Register entsprechend angeglichen. Das skandinavische System E-Invoicing gilt als Vorbild für die Entwicklung von PEPPOL, das mittlerweile in ganz Europa genutzt wird.
Die Konzentration des Systems liegt dabei auf einen grenzüberschreitenden Austausch, der ganz klar auf die Beschaffung abzielt. Aufgrund der hohen Akzeptanz und unkomplizierten Nutzungsmöglichkeit wurde der Userbereich auch schon auf Länder ausgeweitet, die nicht in Europa liegen. Es gibt bereits eine PEPPOL Nutzung in Singapur und den USA. Angestrebt ist dabei eine Ausweitung der Nutzung von PEPPOL. Für einen weltweiten Austausch eignet sich das System sehr, sodass die weiteren Bestrebungen abzuwarten bleiben.
