Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument in der Personalführung. Sie dienen zur Entwicklung und Bindung der Mitarbeitenden. In einem modernen Unternehmen gehören eine gute Kommunikation, Motivation und gegenseitiges Feedback zu den wichtigen Bausteinen einer gesunden Unternehmenskultur.
Einige Unternehmen haben die Bedeutung und Wirksamkeit von Mitarbeitergesprächen bereits erkannt und setzen diese erfolgreich zur Förderung einer gesunden Unternehmenskultur sowie Mitarbeiterbindung ein. Nicht selten jedoch haben Mitarbeitergespräche sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Führungskräften immer noch einen schlechten Ruf. Das mag daran liegen, dass in der Vergangenheit gewisse Dinge bei solchen strukturierten Gesprächen nicht richtig beachtet und implementiert wurden. Denn gute Mitarbeitergespräche bilden die Basis für unter anderem:
- Offenheit, Feedback und Vertrauen fördern
- Das Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden verbessern
- Entwicklungsperspektiven aufzeigen und Ziele vereinbaren
- Stärken, Schwächen, Kompetenzen und Leistungen analysieren
Mitarbeitergespräche, die unter anderem in Form von strukturierten Gesprächen als Führungsinstrument eingesetzt werden, sollten mindestens einmal jährlich stattfinden. Sie dienen in erster Linie der Mitarbeiterentwicklung, Motivation sowie der Vereinbarung von Zielen. Rein anlassbezogene Gespräche finden hingegen aufgrund eines Fehlverhaltens oder aus formalen Gründen statt.
Werden diese Grundprinzipien konsequent beachtet und im Unternehmen implementiert, stehen die Chancen sehr gut, dass Mitarbeitergespräche von allen Beteiligten ernstgenommen werden und sich deren Potential entfaltet. Dazu gehört auch, dass gewisse Kommunikationsregeln beachtet und die Gespräche gut vorbereitet und nachbereitet werden.
Wie Mitarbeitergespräche der Personalentwicklung dienen
In Mitarbeitergesprächen kann Mitarbeitenden die Gelegenheit geboten werden, ihre eigenen Entwicklungswünsche vorzubringen. Sie sind daher ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung. So lassen sich die vorhandenen Kompetenzen mit den für die Aufgaben relevanten Anforderungen abgleichen, beispielsweise anhand eines Kompetenzprofils. So lassen sich bisherige Entwicklungsmaßnahmen beleuchten und bewerten sowie künftige Entwicklungsziele vereinbaren.
Die Gespräche schaffen eine Basis für die Weiterentwicklung der gesamten Organisation, bei der die verschiedenen Fortbildungsmöglichkeiten und Schulungsangebote zum Tragen kommen?
Mitarbeitergespräche für gegenseitiges Feedback
Mitarbeitende profitieren von einem konstruktiven Feedback im Gespräch. Entscheidend dabei ist die Qualität, für die Vorgesetzte bei der Durchführung eines strukturierten Mitarbeitergesprächs verantwortlich sind. Ein qualifiziertes Feedback zu Verhalten und Leistung kann in zielführende Verbesserungen im jeweiligen Arbeitsumfeld münden.
Ebenso können Mitarbeitende im Rahmen eines Gesprächs ihrem Vorgesetzten eine Rückmeldung geben. Solche wechselseitigen Feedbacks lassen sich in jeder Organisation im Zuge von strukturierten Mitarbeitergesprächen umsetzen.
Die richtige Vorbereitung und Durchführung
Anhand eines Leitfadens können Führungskräfte Mitarbeitergespräche strukturieren und entsprechend vorbereiten. So können auch die Mitarbeitenden über den Ablauf und die Schwerpunkte des Gesprächs im Vorfeld informiert werden, um ihnen ebenso Gelegenheit zur Vorbereitung zu bieten.
Für das Gespräch sollte genügend Zeit eingeplant werden. Zudem sollte es an einem ruhigen, ungestörten Ort stattfinden. Für den Ablauf des Gesprächs empfiehlt sich zu Beginn ein Rückblick auf das letzte Mitarbeitergespräch. Nach dem Feedback-Teil können gemeinsam die nächsten Entwicklungsschritte und Ziele formuliert werden. Abschließend sollten die wesentlichen Gesprächsinhalte sowie getroffenen Vereinbarungen nochmal zusammengefasst und schriftlich festgehalten werden.
Hinsichtlich des Kommunikationsverhaltens ist es wichtig, dass den Mitarbeitenden auf Augenhöhe begegnet wird und von Beginn an eine angenehme Gesprächsatmosphäre geschaffen wird. Idealerweise erhalten die Mitarbeitenden genügend Raum für ihre Themen und Anliegen, welche sie aus ihrer Sicht als erstes schildern dürfen.?
Nachbereitung und Dokumentation
Jedes offizielle Mitarbeitergespräch sollte dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte transparent aber vertraulich sein und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Die Vereinbarungen aus dem Gespräch werden darin transparent fixiert und dienen als Grundlage für die daraus abgeleiteten Maßnahmen und Entwicklungsschritte. Die Dokumentation dient zudem als Grundlage für das nächste Gespräch.
Zielvereinbarungen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen
Ziele sollten für den Mitarbeiter motivierend sein und dem Unternehmen dienen. Zielvereinbarungen erleichtern wiederum die Leistungsbeurteilung. Für Mitarbeitende können sich Zielvereinbarungen in vielerlei Hinsicht positiv auswirken. Die Identifikation mit der eigenen Rolle zur Mitwirkung am Unternehmenserfolg kann dadurch gestärkt werden.
Die Ziele, die sich die Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum setzen, werden gemeinsam besprochen. Am Ende dieses Zeitraums reflektieren sie, ob, wie und in welchem Umfang die Ziele erreicht wurden. So erfahren die Mitarbeitenden auch, was von ihnen genau erwartet wird.
Langfristige Weiterentwicklung des Unternehmens
Die Anerkennung von Leistungen, das Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen und konstruktive Kritik sind wichtige Elemente der Mitarbeiterführung, die es den Mitarbeitenden erleichtern, sich selbst zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern. Insbesondere durch die Ableitung von Fördermaßnahmen, Entwicklungsmöglichkeiten und Zielen tragen Mitarbeitergespräche zu einer gesunden Unternehmenskultur bei.?
Richtig umgesetzt, können Mitarbeitergespräche langfristig eine höhere Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden hervorrufen. Somit lässt sich eine Verbesserung auf der Leistungsebene durch gezielte Fort- und Weiterbildungen und regelmäßige Feedbacks erreichen, die wiederum langfristig zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
