In der digitalen Wirtschaft werden elektronische Rechnungen immer bedeutender. Sie bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen – sie sind schneller, effizienter und umweltfreundlicher. Doch gerade in Deutschland gibt es strenge Vorgaben, insbesondere durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre elektronische Buchhaltung und Rechnungsstellung diesen Regeln entspricht.

Was sind elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind digitale Versionen von Papierrechnungen, die in verschiedenen Formaten vorliegen können, wie zum Beispiel PDF, XML oder EDIFACT. Der Versand erfolgt in der Regel per E-Mail oder über spezielle Buchhaltungssoftware, die den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung automatisiert.

Der Vorteil liegt darin, dass elektronische Rechnungen den Rechnungsprozess beschleunigen und Fehlerquellen minimieren, da manuelle Schritte, wie das Drucken und Scannen, wegfallen.

Die GoBD wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen, um sicherzustellen, dass elektronische Buchführungs- und Aufbewahrungssysteme ordnungsgemäß und nachvollziehbar sind. Besonders wichtig für elektronische Rechnungen sind dabei mehrere Grundsätze: Jede Rechnung und jeder Geschäftsvorfall muss so erfasst werden, dass sie für Dritte verständlich und prüfbar sind. Einmal erstellte elektronische Rechnungen dürfen nachträglich nicht verändert werden, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Außerdem müssen alle relevanten Daten vollständig und korrekt erfasst werden. Ebenso ist sicherzustellen, dass alle Buchungen zeitnah, also innerhalb eines definierten Zeitraums nach ihrem Entstehen, erfasst werden. Schließlich spielt auch die Datensicherheit eine wesentliche Rolle. Die Daten müssen vor Verlust oder unbefugter Veränderung geschützt werden.

Anforderungen an elektronische Rechnungen nach der GoBD

Um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen, müssen Unternehmen bei der Erstellung und Archivierung elektronischer Rechnungen verschiedene Punkte beachten. Hier sind die wichtigsten Anforderungen:

• Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden und zwar in einem Format, das jederzeit lesbar ist.
• Unveränderbarkeit: Rechnungen dürfen nach dem Erstellen nicht mehr bearbeitet werden. Änderungen müssen in Form von Stornierungen oder Korrekturen dokumentiert werden.
• Lesbarkeit: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist in einer lesbaren Form vorliegen.
• Zugriff für Finanzbehörden: Finanzbehörden müssen während einer Betriebsprüfung auf die elektronischen Rechnungen zugreifen können. Hierfür muss ein geeignetes System vorhanden sein.

Wie kannst du die GoBD-konform arbeiten?

Die Einhaltung der GoBD ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, doch es gibt klare Schritte, die dabei helfen, den Anforderungen gerecht zu werden. Ein wichtiger Aspekt ist die Nutzung zertifizierter Buchhaltungssoftware, die sicherstellt, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Viele Anbieter bieten hierfür spezielle GoBD-konforme Lösungen an.

Ebenso entscheidend ist eine genaue Verfahrensdokumentation, in der alle Abläufe in der elektronischen Buchführung und Rechnungserstellung festgehalten werden. Darüber hinaus sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle elektronischen Rechnungen gesichert sind und im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Schulung der Mitarbeiter: Jeder, der mit der Rechnungsstellung betraut ist, sollte in den Anforderungen der GoBD entsprechend geschult werden. Schließlich sollten die Systeme regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen GoBD-Anforderungen entsprechen und gegebenenfalls angepasst werden.

Vor- und Nachteile elektronischer Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen

Elektronische Rechnungen bieten gegenüber Papierrechnungen viele Vorteile, aber es gibt auch einiges zu beachten, insbesondere in Bezug auf die GoBD. Die richtige Software und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sind unerlässlich, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Mit den richtigen Maßnahmen kannst du jedoch sicherstellen, dass dein Unternehmen von den Vorteilen elektronischer Rechnungen profitiert, ohne gegen die GoBD zu verstoßen.